A agenda sempre funcionou muito bem para mim, mas existem diversos tipos de agenda.
Para aqueles que tem pouco a anotar ou que são visuais, as agendas que mostram uma semana em duas páginas ou o mês em duas páginas são as melhores.
Funcionam como tabelas e são muito boas para a programação do mês ou da semana.
Por exemplo, planejamentos semanais são maravilhosos para organizar tarefas rotineiras. Para isso: faça uma lista das tarefas que você repete semanalmente, ou diariamente. Na sequência pense no seu ritmo durante o dia, qual o momento mais propício para tarefas que exijam concentração, ou para tarefas de rua. E em seguida coloque as tarefas em ordem por período mais propício do dia ou da semana. Assim você tira proveito dos momentos silenciosos para tarefas minuciosas e intelectualmente exigentes e faz aquelas tarefas menos exigentes em momentos em que o ambiente não está tão calmo assim.
Eu gostava de colocar por horários e determinar a duração. Assim você delimita as tarefas nas quais normalmente se deixa levar. Por exemplo, horário dos e-mails e acesso a internet para pesquisas. Todos aqueles que lidam com computador sabem o quanto é fácil se perder no horário enquanto "navegando". Ou então, em função de assuntos pendentes acabar perdendo horas verificando 10 vezes o e-mail.
Então o fato de saber que você dispõe de 15 minutos a cada início e fim de turno (horários reconhecidamente menos produtivos) para ver os e-mails e acessar sites de interesse, nos demais horários você segue o planejamento sem problemas.
Afora isso, a tabela semanal faz com que você não esqueça de todas as tarefas que tem de fazer, as vezes chatas e burocráticas, mas que se você puder ir dando ok numa lista fica muito mais fácil.
No escritório eu utilizava a tabela semanal e uma diária, pois exercia tarefas de gerência e tinha que fazer o tempo render muito a ponto de conferir tudo o que todo mundo fez, preparar tarefas de todos, e ainda dar conta dos meus processos.
Além disso, quando se lida com prazos, tive uma experiência boa com o excel. Tem suas limitações, mas você pode ingressar com novos dados em qualquer ordem e diariamente organizar por data. Tínhamos planilhas de prazos gerais, de audiências e perícias, e eu fiz uma do andamento dos meus processos.
A sensação é de controle/ segurança e também de economia de tempo.
As listas são extremamente úteis quando se faz tarefas com requisitos. Se você produz com frequencia relatórios com os mesmos requisitos, elabore uma lista de requisitos. A cada novo relatório você pode verificar os requisitos e com segurança encerrar a tarefa.
No direito previdenciário existem vários tipos de revisões, que se dão em função do benefício ter sido concedido em períodos específicos. Criei uma tabelinha. Na primeira coluna, os dados essenciais que eu precisava para cálculo: data de concessão, data de nascimento, tempo de serviço, idade na concessão, tipo de benefício. A segunda coluna vazia para preencher os dados. Terceira coluna os tipos de revisão (com as datas que abrangiam). Quarta coluna espaço para dados. A cada cliente eu imprimia a tabelinha e preenchia. Com ela poderia rapidamente consultar as informações necessárias e já descartava de pronto as revisões que não cabiam.
O fato de estas tabelas servirem para verificar requisitos faz com você não precise a cada vez que repetir a tarefa tenha que consultar novamente, no meu caso a lei, para ver os requisitos. Igualmente as tabelas como a de revisões que descrevi acima possibilita que você exclua possibilidades e concentre seu tempo e energia apenas naquilo que realmente pode ser.
Outra economia de tempo foi solicitar aos advogados das áreas que eu não atuo e nem sei os prazos, que fizessem para mim uma relação de prazos. Óbviamente que na faculdade vi a sequência de todos os processos: civel, trabalhista, tributário, etc. Mas não conseguimos decorar tudo definitivamente. Então, como era responsável por determinar as providências de todos os processos, uma lista de prazos de cada área é o ouro. Evitou que eu precisasse diariamente consultar os códigos ou perguntar ao colega responsável pela área.
Agora, como precisei me tornar expert em coordenação de casa, um primor de dona de casa, faço listas para tudo: tarefas pendentes de marido (vazamentos, troca de lâmpadas, resistência do chuveiro, rejunte do banheiro), compras do super, providencias de rua, sonhos de consumo, tarefas de faxineira, programa de refeições x necessidade de compras... hihihi
Enfim, qualquer um precisa de sobras de tempo, e economizar tempo é um luxo que só aqueles que se organizam e planejam podem ter!!!
Let's do it! Mãos à obra!
Abaixo a praia que aguarda diariamente que eu me organize..... :-)
